Operational assistant - Healthcare - Brussel - 38u (regio Brussel)

Een CV en motivatiebrief zijn noodzakelijk om voor deze advertentie te solliciteren  

Bedrijfsomschrijving

Wat begon als een klein familiebedrijf is vandaag een internationale speler op het vlak van Quality of Life Services. Sodexo biedt een brede waaier van diensten aan die het welzijn van onze klanten en servicegebruikers verbeteren, zoals het onderhoud van technische installaties, receptiediensten, cleaning, groenbeheer en cateringdiensten. Al onze diensten leveren wij in zeer uiteenlopende woon- en werkomgevingen: overheidsinstellingen en bedrijven, scholen en universiteiten, penitentiaire instellingen, woonzorgcentra en ziekenhuizen.

We zijn ervan overtuigd dat de Quality of Life van onze servicegebruikers begint bij die van onze eigen medewerkers. Jouw welzijn op het werk is daarom een van onze prioriteiten. Bij Sodexo kom je terecht in een stimulerende omgeving waar je jouw talenten kunt ontplooien en waar je kunt rekenen op continue begeleiding van je carrière. Zo vorm je samen met 4.000 collega's (waarvan 56% vrouwen) de sleutel van ons succes. Ben jij op zoek naar een uitdagende job in een boeiend en stabiel bedrijf? Dan is onderstaande functie misschien wel iets voor jou!

Functieomschrijving

Als Operational assistant bied je hoofdzakelijke administratieve en organisatorische operationele ondersteuning aan het Operationeel team en zal je eveneens ondersteuning bieden aan de Segment Operations Director van het segment Healthcare België. Je bent verantwoordelijk voor volgende taken:

  • Je bent verantwoordelijk voor diverse office taken, zijnde : receptie en verdeling van inkomende post - behandeling van uitgaande post - archivering, het bestellen van bureaumateriaal en het beheer van bestelbonnen, het inplannen van vergaderingen en de voorbereiding van materiaal en vergaderzalen, mailings, scanning, enz.
  • Je zorgt voor het versturen van de uitnodigingen voor interne meetings alsook het klaarmaken van de presentatie en voorzien van zaal en/of materiaal
  • Screening, beheer en archivering van de inkomende en uitgaande mails van de Segment Operations Director waarvoor je een antwoord verzekert (indien nodig na overleg) en eventuele opvolging
  • Agenda bijhouden en beheer van de afspraken van de Segment Operations Director
  • Aanwezigheid van het segment op verschillende sociale media via het beheer van het profiel van de Segment Operations Director
  • Opvolging van de verschillende administratieve taken binnen haar werkdomein: updaten van databases (CRM, klanten, prospecten, uitbatingen intranet, dossiers van openingen en sluitingen) - back-up beheer van de bestellingen, facturen en betalingen - organisatie en beheer van verschillende netwerken van het segment - opvolging van het budget volgens de gemaakte afspraken
  • Organisatie van & deelname aan de operationele meetings van het segment, eventuele andere meetings, evenementen en opmaak PV
  • Coördinatie van ad hoc projecten - De vergaderingen en project werkgroepen voorbereiden, plannen en eraan deelnemen
  • Kleine vertalingen FR/NL/ENG (bv. nota's, brieven)
  • Receptie en beheer van telefoonoproepen van de Segment Operations Director en van het segment
  • Ad hoc ondersteuning aan de leden van het directiecomité van het segment
  • Ad hoc back-up voor het Belgisch Support Operations

Profiel

  • Je hebt min. een Bachelor diploma (Bedrijfsmanagement, management assistant, e.d.) of een gelijkwaardige ervaring (in een gelijkaardige functie sinds minimum 5 jaar)
  • Je bent drietalig zowel mondeling als schriftelijk (Nederlands / Frans / Engels). Je beschikt over een uitstekend redactioneel vermogen en je beheerst vlot MS Office (Word, PowerPoint, Outlook, Excel ea.)
  • Dankzij jouw sterke ondernemingsgeest slaag je erin alles goed te coördineren en te organiseren. Je weet prioriteiten te stellen met de nodige autonomie en pro-activiteit
  • Je bent creatief, kan discreet en diplomatisch tewerk gaan. Je werkt pragmatisch, nauwkeurig en autonoom
  • Je bent vertrouwd met de zorgsector en een internationale en multiculturele omgeving
  • Jouw zin voor vooruitgang, dienstverlening en teamspirit (goed samenwerken, ondersteunend, back-up) alsook jouw flexibiliteit en polyvalentie typeren jou
  • Je beschikt over uitstekende relationele en communicatieve vaardigheden

Wij bieden

Een boeiende functie in een dynamische en gezonde organisatie met een sterk accent op diversiteit, opleidingskansen en doorgroeimogelijkheden.

  • Een voltijds contract van onbepaalde duur
  • Een aantrekkelijk & competitief salaris aangevuld met extralegale voordelen
  • Een begeleidingstraject om je verwelkoming & integratie te vergemakkelijken bij Sodexo
  • Een organisatie met ruimte voor initiatief en creativiteit
  • Gevestigd in Brussel (Elsene), vlakbij het station Etterbeek en de metrohalte Delta
Quality of Life op de werkvloer:
  • Een aangename werkomgeving (trendy werkruimtes met aangepaste technologie) met flexibele werkuren en mogelijkheid tot home office 
  • Conciërge waar je terecht kan voor diverse diensten: droogkuis, strijkdienst, herstellen van schoenen, aankoop geschenken enz.
  • Ruime keuze tussen duurzame gerechten in ons bedrijfsrestaurant
  • En vooral een enthousiaste werksfeer met fijne collega's

Interesse?

Vind je je terug in dit profiel of wens je meer informatie over deze vacature? Aarzel dan niet om je curriculum vitae met je motivatiebrief naar ons op te sturen: Sodexo Belgium T.a.v. Sabrina Antoine - HR Business Partner. We nodigen u uit om online te solliciteren: https://jobs.sodexo.be. E-mail : sabrina.antoine@sodexo.com