Spacemanagement en meetingroomcoördinator m/v (regio Antwerpen)

Een CV en motivatiebrief zijn noodzakelijk om voor deze advertentie te solliciteren  

Bedrijfsomschrijving

Wat begon als een klein familiebedrijf is vandaag een internationale speler op het vlak van Quality of Life Services. Sodexo biedt een brede waaier van diensten aan die het welzijn van onze klanten en servicegebruikers verbeteren, zoals het onderhoud van technische installaties, receptiediensten, cleaning, groenbeheer en cateringdiensten. Al onze diensten leveren wij in zeer uiteenlopende woon- en werkomgevingen: overheidsinstellingen en bedrijven, scholen en universiteiten, penitentiaire instellingen, woonzorgcentra en ziekenhuizen. We zijn ervan overtuigd dat de Quality of Life van onze servicegebruikers begint bij die van onze eigen medewerkers. Jouw welzijn op het werk is daarom een van onze prioriteiten. Bij Sodexo kom je terecht in een stimulerende omgeving waar je jouw talenten kunt ontplooien en waar je kunt rekenen op continue begeleiding van je carrière. Zo vorm je samen met 4.000 collega's (waarvan 56% vrouwen) de sleutel van ons succes. Ben jij op zoek naar een uitdagende job in een boeiend en stabiel bedrijf? Dan is onderstaande functie misschien wel iets voor jou!

Functieomschrijving

Doel van de functie

Operationele ondersteuning bieden aan de klant op het vlak van spacemanagement, workplace experience en ruimtebeheer. Ondersteuning bieden aan de Management assistants bij het opzetten van een niet-standaard meeting/event. Zorgen voor een optimale staat en ownership van de meeting rooms. Intermediair tussen de verschillende facilitaire diensten

Taken

Een greep uit je ruime takenpakket

• Je staat in voor het optimale ruimtebeheer op de site van onze klant in de farmaceutische sector • Je brengt verhuizingen in kaart en rolt deze uit samen met de verhuiscoördinator • Je hebt een realistische en objectieve visie op innovaties met betrekking tot ergonomie en workplace innovations. Je staat open voor innovaties en inbreng door de eindklant, zonder de visie over workplace experience van de klant uit het oog te verliezen • Je woont meetings bij en tracht de visie van de klant over te brengen aan de eindklant (de medewerkers) • Je volgt trends op het vlak van kantoorinrichting, inrichting van flexibele werkplaatsen, vergaderruimtes, pauzeruimtes etc. Je hebt ook kennis en affiniteit met de moderne technologieën • Je organiseert grotere evenementen op de site en geeft ondersteuning aan management assistants op het vlak van eventorganisatie. Je helpt met de coördinatie tussen boeking zalen, organisatie zalen, organisatie catering en audiovisuele ondersteuning • Je ondersteunt de Space en Facility Manager

Belangrijkste taken meer in detail

• Ondersteuning bieden bij de opzet van een event. Zorgen voor een proactieve, flexibele en professionele ondersteuning aan de organiserende afdeling; • Het coördineren van alle aspecten van grotere professionele vergaderingen en evenementen. Zoals het optimaal kiezen en toewijzen van vergaderlocaties (eventueel alternatieven locaties voorzien voor andere groepen en de communicatie hiervan); • Positieve werkrelaties met de opdrachtgevers ontwikkelen. Het onderhouden van een goed contact met interne klanten om het doel van de vergadering of evenement te begrijpen; • Respecteren van de Health Care Compliance-voorschriften en budgettaire restrictie van de interne klant; • Coördineren van verschillende diensten bij een evenement: Food service, extra cleaning, zaalschikking, logistiek, andere (bloemist, fotograaf, garderobe,…) • Monitoren van events en hierbij zorgen tot de grote tevredenheid van zowel gasten als organiserende afdeling; • Opstellen en uitreiken van een handige checklist die van dienst kan zijn bij het organiseren van een evenement; • Afleveren van periodieke rapportages; • Waken over toepassing van het preventiebeleid in meeting rooms • Zorgen voor perfecte toestand meeting rooms: • Werking AV-installatie (melding aan Meeting Support) • Orde, veiligheid en netheid in zalen (vuilbakjes, bekabeling, flipcharts, white boards, leeggoed,..) • Zorgen voor kleine benodigdheden (tissues, stiften, papier voor flipcharts) • Het frequent inspecteren van deze locaties; • …

Profiel

Je profiel en je vaardigheden

• Goede interpersoonlijke en organisatorische vaardigheden • Bachelor niveau of gelijkwaardig door relevante ervaring • Flexibel, dynamisch en creatief • Analytische en probleemoplossende vaardigheden • Effectieve verbale vaardigheden en luistervaardigheid • Hoge aandacht voor detail • Goede computervaardigheden, met name Excel en Powerpoint • Excellente time management vaardigheden • Perfect 2-talig (EN-Ned) • Een logische benadering voor het analyseren en onderzoeken van de mogelijkheden • De mogelijkheid om informatie in verschillende formaten te verwerken • Uitstekende teamvaardigheden



Wij bieden

Wij bieden

Een boeiende functie in een dynamische en gezonde organisatie met een sterk accent op opleidingskansen en doorgroeimogelijkheden. Een aantrekkelijk salaris aangevuld met extralegale voordelen. Een aangename werkomgeving binnen een gemotiveerde ploeg.



Interesse?

Interesse? Stuur je cv en motivatiebrief naar :

Nathalie Raveyts HR Responsible on site Nathalie.raveyts@sodexo.com